Die moderne IT hat es ermöglicht, mittels E-Mails und digitalen Dokumenten eine nahezu papierlose Bürowelt zu erschaffen. Doch in vielen Behörden und Kanzleien wird Papier aus Gründen der Nachweisbarkeit noch immer den digitalen Varianten vorgezogen. Zu diesen wichtigen Papierdokumenten gehören auch die Stempel, die zur Kennzeichnung oder als Signatur dienen. Aber auch für die Firmenrepräsentation können sich Stempel aufgrund ihrer Einfachheit gegenüber Druckerzeugnissen behaupten.
Einfach zu handhaben, schwer zu fälschen
Selbst in der digitalen Welt von heute, in der man einen möglichst papierlosen Schriftverkehr mittels E-Mails pflegt, ist der Stempel in vielen Büros und Institutionen noch immer ein wichtiges Utensil. Im Gegensatz zur digitalen Signatur ist der Stempelabdruck auf Papier im Nachhinein nicht zu verändern. Die Überprüfung seiner Echtheit ist ebenfalls einfacher als bei einem digitalen Schriftstück. Die simple Handhabe, zu der man keine IT-Ausbildung oder technische Geräte braucht, ist wohl einer der Hauptgründe, warum Stempel noch immer zur Bestätigung oder Kennzeichnung verwendet werden.
Stempel als Siegel und Kennzeichnung
Amtliche Schriftstücke, Reisepässe oder Impfpässe, Beglaubigungen, Verträge, Zeugnisse – sie alle werden noch immer mit einem Stempel zur Bestätigung versehen. Der Posteingang oder die erledigte Bearbeitung eines Dokuments werden mit einem Datumsstempel versehen. Dies hat in Behörden und Kanzleien noch immer hohe Priorität und dient nicht nur der internen Organisation, sondern auch nach außen hin als ein offizieller Nachweis. Ein Vertrag oder ein notarielles Schriftstück ist ohne den offiziellen Signatur-Stempel der Institution oder Kanzlei kaum gültig. Die Unterschrift alleine reicht auf solch amtlichen Papieren nicht aus. Bei einem Reisepass ohne Einreisestempel kann einem schon einmal die Ausreise aus einem Land verwehrt werden. Diese Stempel dienen seit jeher als ein modernes Siegel, welches früher Verträge und andere offizielle Dokumente kürte.
Moderne Stempel zur Firmenrepräsentation
Ein Unternehmen sollte – egal, wie groß es auch sein mag – zumindest einen Adressstempel haben. Mit diesem Stempel können nicht nur Briefumschläge mit einem Absender versehen werden, er kann auch als Signatur für Verträge, Zeugnisse und andere Firmenschriftstücke dienen. Kanzleien bedienen sich solcher Firmenstempel mit oder ohne Adresse, um ein- und ausgehenden Schriftverkehr zu kennzeichnen. Dies ist nicht nur für die Büroorganisation wichtig, sondern soll auch den offiziellen Eingang wichtiger Schriftstücke dokumentieren.
Stempelkissen sind heutzutage kaum noch von Nöten, da die modernen Stempel bereits ihre eigenen mitbringen. Diese liefern ein sehr viel saubereres Druckbild ab als ein altmodischer, von Hand geführter Stempel. Interessant für die Firmenrepräsentation ist aber vor allem die Fähigkeit moderner Stempel zu mehrfarbigem Druck. Das Firmenlogo kann nun auch bunt dargestellt werden. Damit lassen sich mit Adress- und Grafikstempeln auch schnelle Visitenkarten gestalten oder Pakete und Post bedrucken. Dabei kann ein per Hand gestempeltes Firmenlogo origineller wirken als ein maschinengedruckter Aufkleber. Nachhaltiger ist es allemal, denn ein Stempel kann schnell ersetzt werden, während Aufkleber und Karten mit dem alten Firmenlogo oder der alten Adresse ungenutzt entsorgt werden müssen.
Tipps für die eigenen Firmenstempel:
- Nicht zu bunt. Auch wenn Stempel inzwischen mehrfarbig sein können, sollte ein Firmenlogo maximal drei Farben enthalten. Dies sollte man bereits beim Corporate Design berücksichtigen.
- Einfach halten. Adress-Stempel sollten möglichst einfarbig und simpel gehalten werden. Der Firmenname kann sicherlich in einer eleganteren Schriftart gehalten sein, sollte aber gut leserlich bleiben.
- Verschiedene Varianten. Es bietet sich an, mehrere Firmenstempel zu führen: einen einfachen Adress-Stempel, einen eleganteren, evtl. mehrfarbigen und einen mit dem Firmennamen oder dem Logo.
- Sicher aufbewahren. Ein Stempel hat offizielle Gültigkeit. Eine krakelige Unterschrift dazu kann man schließlich leicht fälschen. Daher gehören Firmenstempel sicher aufbewahrt.
Man kann einen solch mehrfarbigen Stempel wie z. B. den Trodat Printy 4912 auf www.trodatstempel.de bestellen.
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