Firmenevents sind wichtig für jedes Unternehmen, denn sie können einen positiven Effekt auf die Arbeitsatmosphäre haben. Die gemeinsame Zeit außerhalb des regulären Arbeitsplatzes steigert die Mitarbeiterzufriedenheit. Jede Veranstaltung bedarf allerdings einer guten Planung. Möchte man ein erfolgreiches Firmenevent organisieren, dürfen die folgenden Punkte nicht fehlen.
Eine Veranstaltung planen: So geht`s
Bei der Planung eines Firmenevents kommt es nicht selten vor, dass man an seine persönlichen Grenzen stößt. In der Hektik des Arbeitsalltags kann man schnell abgelenkt sein und wichtige Planungspunkte übersehen. Umso wichtiger ist es, eine Checkliste parat zu haben, um das Ziel – nämlich ein gelungenes Firmenevent – nicht aus den Augen zu verlieren.
Ein Firmenevent ist erfolgreich, wenn…
- …das zur Verfügung stehende Firmenbudget berücksichtigt wird.
- …die Mitarbeiter vorab in einer Einladung über die Eckdaten informiert werden.
- …es Mitarbeitergeschenke
- …es ein Teambuilding-Element enthält.
- …es in einer für alle Teilnehmer gut erreichbaren Eventlocation
- …für das leibliche Wohl gesorgt ist.
Was kostet ein Firmenevent?
Welche Kosten für ein Firmenevent anfallen, lässt sich pauschal nicht beantworten. Die erforderlichen Ausgaben sind immer abhängig von den verschiedenen Elementen eines Events. Wichtig ist jedoch, dass das zur Verfügung stehende Unternehmensbudget stets berücksichtigt wird.
Obwohl die Kostenkalkulierung nicht der spannendste Aspekt einer Eventplanung ist, ist sie dennoch entscheidend für die weitere Planung und Organisation eines Firmenevents. Nur, wenn man über die anfallenden Kosten Bescheid weiß, kann man entscheiden, ob und in welcher Form die Veranstaltung umgesetzt werden kann.
Um einen Überblick über die anfallenden Kosten zu bewahren, empfiehlt es sich einen Budgetplan mittels einer Excel-Tabelle anzulegen. So können sämtliche Kosten übersichtlich aufgelistet und regelmäßig aktualisiert werden.
„You are invited“: die Einladung zum Firmenevent
Damit zum Firmenevent auch Mitarbeiter kommen, muss man sie natürlich einladen. Wie sonst sollen sie über die künftige Veranstaltung Bescheid wissen? Die Einladung verfolgt dabei zwei grundsätzliche Ziele: Zum einen sollen alle Mitarbeiter teilnehmen und zum anderen sollen sie über das bevorstehende Event informiert werden.
Es lohnt sich, die Einladung zum Firmenevent möglichst ansprechend zu gestalten. So weckt ein E-Mail-Betreff mit den Worten „Auf zu Spaß, Action und Abenteuer!“ sicher mehr Interesse und Neugierde, als die klassischen Worte „Einladung zum Firmenevent.“
In der Einladung selbst geht es darum, dass die Mitarbeiter über alle wichtigen Eckdaten des Firmenevents informiert werden:
- Welcher Tag wurde für das Firmenevent ausgewählt?
- Wann startet und endet es?
- Wo findet die Veranstaltung statt?
- Wie ist die Eventlocation zu erreichen?
- Wie und bis zu welchem Tag muss man sich dafür anmelden?
Give-Aways für Mitarbeiter
Firmenevents bieten eine hervorragende Gelegenheit, um Mitarbeiter zusätzlich für ihre geleistete Arbeit zu belohnen. Mitarbeitergeschenke bereiten nicht nur Freude, sondern sie motivieren und rufen ein Gefühl der Wertschätzung hervor.
Den Ideen für gebrandete Giveaways sind keine Grenzen gesetzt. Besonders gut eignen sich jedoch solche Mitarbeitergeschenke, die einen praktischen Nutzen erfüllen. Tassen, Kugelschreiber oder Terminkalender erleichtern den Büroalltag. Noch dazu motivieren die mit dem Firmenlogo bedruckten Gegenstände zum Arbeiten.
Zudem hinterlassen hochwertige technische Werbegeschenke, wie z.B. ein USB-Schlüsselanhänger oder eine Powerbank für das Smartphone, einen bleibenden positiven Eindruck bei den Mitarbeitern. Die Mitarbeiterbindung wird dabei ein Stück weit mehr gestärkt.
Teambuilding: zusammen ist man weniger allein
Teambuilding stellt einen zentralen Teil jedes erfolgreichen Firmenevents dar und wirkt sich positiv auf die Unternehmenskultur aus. Bei einer kommunikativen und spannenden Aktivität wird der Zusammenhalt zwischen den Mitarbeitern gestärkt. Die Mitarbeiter lernen sich besser kennen und kehren motivierter an ihren Arbeitsplatz zurück.
Firmenevents können Indoor- oder Outdoor-Teambuilding-Elemente beinhalten. Egal, ob beim gemeinsamen Rätsel lösen in einem Escape Room, einer Schnitzeljagd quer durch die ganze Stadt oder einer kreativen ArtNight: Wichtig ist, dass die ausgewählte Aktivität den Mitarbeitern Freude bereitet.
Die Location für das Firmenevent
Um eine geeignete Eventlocation für das Firmenevent zu finden, lohnt es sich, eine letztendliche Entscheidung dafür gut überlegt zu treffen. Neben einer guten Erreichbarkeit, ist auch auf eine passende Infrastruktur zu achten.
Weil eine lange Anreise auf viele abschreckend wirken kann, ist es wichtig, dass sich die Eventlocation möglichst zentrale liegt. Manchmal kann es sein, dass die Location weder zu Fuß noch mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist. Hier sollte man beachten, dass es Parkplätze in unmittelbarer Nähe gibt. Ansonsten lohnt es sich auch, einen Bus für alle Mitarbeiter zu organisieren.
Die vorhandene Infrastruktur ist ebenfalls zu berücksichtigen. Gibt es z.B. eine Garderobe, wo die eingeladenen Mitarbeiter sich ihrer Jacken entledigen können? Vor allem in den kalten Wintermonaten kann die Frage nach einer Garderobe eine große Rolle bei der Auswahl der Location spielen.
Catering beim Firmenevent
Speis und Trank spielen je nach Veranstaltung eine andere Rolle. Egal, ob im Vordergrund stehend oder auch nur einen positiven Nebeneffekt erzielend: auf einem erfolgreichen Firmenevent sollte für das leibliche Wohl der Mitarbeiter gesorgt sein.
Bei jeder Weihnachtsfeier steht ein gemeinsames Essen im Zentrum der zusammen verbrachten Zeit. Manchmal ist der Besuch eines Restaurants bei einem Firmenevent allerdings nicht vorgesehen. Dann kann die Bereitstellung von Speisen und Getränken durch Catering erfolgen. Im Sommer sind zudem Grillpartys beliebt, auf denen Mitarbeiter selbst etwas mitbringen können.
Firmenevents wirken sich sehr günstig auf das Arbeitsklima aus und geben den Mitarbeitern die Möglichkeit, sich gegenseitig besser kennen zu lernen. Die Kommunikation wird verbessert und der Teamgeist gefördert. Umso wichtiger ist es, dass ein erfolgreiches Firmenevent gut organisiert ist!
