In 6 Schritten zu erfolgreichem Controlling

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Jedes erfolgreiche Unternehmen beschäftigt eine kompetente Controlling-Abteilung. Gerade bei jüngeren oder kleineren Betrieben sucht man eine solche Abteilung oft vergeblich. Das kann verheerende Folgen für das Unternehmen haben. Wir zeigen in 6 Schritten, wie gutes Controlling abläuft.

Zunächst ist es wichtig anzuerkennen, dass Controlling keinesfalls nur aus einer korrekten Gewinn und Verlustrechnung besteht. Die Aufgaben einer Controlling-Abteilung sind bedeutend vielseitiger. Besonders mit der Marketing-Abteilung muss man eng zusammenarbeiten. Stark vereinfacht kann man sagen, dass das Controlling das eigene Unternehmen in der gleichen Weise analysieren muss, wie das Marketing den Markt und die Kunden durchleuchtet.

1. Schritt: Blick nach innen – Eigenanalyse

Diese Aufgabe des Controllings ermöglicht erst alle folgenden Maßnahmen. Entweder aus der eigenen Finanzplanung oder aus einer professionellen Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) zieht man die benötigten Informationen aus dem Unternehmen. Hier zeichnet sich eine Ausgangslage ab. Der Ist-Zustand muss dabei immer mit dem geplanten Soll-Zustand verglichen werden. Erfahrungsgemäß treten nahezu immer Abweichungen auf, dann gilt es zu analysieren: Was sind die Gründe für die Abweichungen? Solche Abweichungen können beispielsweise zu geringe Gewinne oder Umsätze sein.

2. Schritt: Blick nach außen – Marktanalyse

Durch einen Branchenvergleich findet das Controlling dann heraus, wie das eigene Unternehmen im Verhältnis zu ähnlichen Betrieben dasteht. Stärken und Schwächen werden abgeglichen und es wird ermittelt, ob die eigenen Kosten, Umsätze und Gewinne über, unter oder im Durchschnittswert der Branche liegen.

Zeitgleich ist es Aufgabe der Marketingabteilung, den Markt, auf dem sich das Unternehmen betätigt, genau zu kennen. Die Größe des Marktes, die Vorgehensweise von Kunden und Konkurrenten und die Marktentwicklung sind Faktoren, die das Marketing hier herausfinden muss.

3. Schritt: Ziele setzen

Controlling und Marketing legen gemeinsam die Ziele des Unternehmens fest. Sobald der Status des eigenen Betriebs und der des Marktes bekannt ist, folgt dieser Schritt. Die Ziele leitet man beispielsweise aus den Abweichungen der Werte in der Finanzplanung ab. Dazu bezieht man die Informationen mit ein, die man zum eigenen Markt und vergleichbaren Unternehmen gesammelt hat. Beispiele für solche Ziele sind, den Gewinn um 10% zu steigern oder die Vertriebskosten um 5% zu senken.

4. Schritt: SWOT-Analyse

Das Instrument der SWOT-Analyse ist jedem Unternehmensberater bekannt und stets eines der ersten Mittel, das man verwendet, um das Potenzial eines Betriebs einzuschätzen. SWOT steht dabei für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken) des Unternehmens. Diese vier Punkte werden wiederum in äußere und innere Faktoren untergliedert. Stärken und Schwächen sind intern, da das Unternehmen diese beeinflussen kann. Chancen und Risiken sind externe Faktoren und ein Betrieb kann auf diese lediglich reagieren. Eine Stärke ist beispielsweise eine sehr motivierte Arbeiterschaft, eine Schwäche wäre zu wenig oder nicht ausreichend geschultes Personal. Beides kann ein Betrieb aktiv beeinflussen. Chance und Risiko gleichermaßen sind meistens Gesetzesänderungen, die Auswirkungen auf die Branche des Unternehmens haben. Wer sich an neue Gesetzeslagen schnell anpassen kann, nutzt eine Chance, wer diese Chance verpasst, unterliegt dem Risiko einer Klage. Generell gilt nach einer SWOT-Analyse: Stärken stärken, Schwächen ausgleichen, Chancen nutzen und auf Risiken reagieren oder ihnen vorbeugen. Diesen Schritt kann eine gute Controlling-Abteilung eigenständig ausarbeiten, da die Ergebnisse aus Schritt 3 vorliegen.

5. Schritt: Strategische Planung

Sobald man Ziele gesetzt hat und dank der Markt-, SWOT- und Eigenanalyse weiß, wie man selbst im Vergleich zur Konkurrenz dasteht, macht man sich an die strategische Planung. Meistens arbeiten Controlling und Marketing diese wiederum gemeinsam aus. Dabei ist zwischen der Strategie, wie man seine Position verändern möchte, und dem Vorgehen, was man tut um diese Strategie umzusetzen, zu unterscheiden. Eine Strategie wäre zum Beispiel, den Gewinn um 10% zu steigern. Das Vorgehen kann dabei die Akquise neuer Kunden sein. Eine andere Strategie wäre die Senkung von Vertriebskosten um 5%, welche man durch Vertriebskooperationen mit externen Partnern realisieren könnte.

6. Schritt: Kontrolle

Hier ist das Controlling wieder eigenverantwortlich tätig. Hat man Maßnahmen umgesetzt, gilt es nach einer angemessenen Zeit zu prüfen, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden. Hier zeigt sich, ob Strategien und Maßnahmen richtig gewählt waren. Es kann passieren, dass eine Maßnahme zwar erfolgreich umgesetzt wurde (man hat Vertriebskooperationen eingerichtet), aber dennoch die Strategie nicht verwirklicht werden konnte (die Vertriebskosten sind um weniger als 5% zurückgegangen). Nun muss man erneut Fehler analysieren: Warum wurde die Strategie nicht realisiert, obwohl die Maßnahmen dazu erfolgreich umgesetzt wurden? Es kann sich aber auch ergeben, dass Maßnahmen erfolgreicher waren als erwartet: Möglicherweise sind durch die Kooperationen die Vertriebskosten um 15% gesunken. In diesem Fall muss man untersuchen, warum die ursprüngliche Kalkulation von 5% fehlerhaft war.

Üblicherweise ergeben sich bei dieser Kontrolle Differenzen von Soll- und Ist-Zustand, was den Beginn einer neuen Planungsrunde bedeutet. Man beginnt wieder mit dem ersten Schritt.