Die Koordination zwischen Beruf, Familie, Freunden und Freizeit erfordert ein hohes Maß an Organisation. Wenn sich Termine und Aufgaben häufen, weil zwischendrin noch irgendetwas schiefgeht, droht schnell das Chaos. Um in diesem Durcheinander trotzdem den Überblick zu behalten, gibt es hier ein paar Tipps für ein effizientes Zeitmanagement.
Jeder Mensch organisiert sich anders
Es gibt Menschen, die schieben Dinge gern auf und erledigen sie in der letzten Minute. Andere legen sofort los – und vergessen dabei manchmal, vorher kurz nachzudenken. Wieder andere brauchen ein wenig Unordnung, um sich wohlzufühlen, und einige planen alles akribisch genau. Jeder dieser Typen erlebt die Vor- und Nachteile seines Systems. So lassen sich die persönlichen Unterschiede innerhalb eines Teams oder auch der Familie allerdings gut nutzen, da eine gegenseitige Ergänzung stattfindet. Wichtig ist also erst einmal die Selbstanalyse: Wie organisiere ich mich im Allgemeinen?
Ein Inventar aller Aufgaben erstellen
Manche arbeiten bereits mit To-Do-Listen, andere behalten alles im Kopf. Um Ihre Zeit besser zu organisieren, ist es empfehlenswert, eine komplette Liste aller Aufgaben anzulegen, die täglich, wöchentlich und monatlich zu erledigen sind. Das gibt einen ersten Überblick. Daraus lassen sich dann unterschiedliche Listen für verschiedene Bereiche oder Zeiträume erstellen. Die einzelnen Punkte können Sie nach Erledigung abhaken – das schafft ein Erfolgsgefühl. Ob Sie hierfür ein Memo-Board, ein Blatt Papier, Ihren Organizer, Ihren Kalender im Smartphone oder spezielle Aufgaben-Apps nutzen, bleibt Ihnen überlassen.
Prioritäten setzen
Wer weiß, was er im Leben erreichen will, läuft in die richtige Richtung. Das gilt insbesondere bei der täglichen Organisation der Aufgaben. Deshalb ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. So können Sie die To-Do’s aus der oben genannten Liste in vier Kategorien einteilen:
A – sehr wichtig
B – wichtig
C – weniger wichtig
D – unwichtig
Was ist besonders dringend? Den Wocheneinkauf zu erledigen? Endlich einen Termin mit einem potenziellen Neukunden zu finden? Die Steuererklärung fertigzustellen? Widmen Sie sich der wichtigsten Aufgabe zuerst. Dann haben Sie den Kopf frei für den nächsten Punkt auf Ihrer Liste.
Große Aufgaben in kleine Teilschritte untergliedern
Gerade, wenn Sie ein großes Projekt planen, kann es Ihnen manchmal vorkommen, als kämen Sie keinen Schritt vorwärts. Oder es fällt Ihnen schwer, überhaupt damit anzufangen. Ein Beispiel: Das Büro aufräumen. Um hier schneller vorwärts zu kommen, sollten Sie den Raum in Abschnitte unterteilen und sich ein Zeitlimit setzen. Nehmen Sie sich beispielsweise 15 Minuten pro Tag Zeit, um zunächst die oberste Schublade in Ordnung zu bringen und neu zu ordnen. Konzentrieren Sie sich in dieser Zeit nur auf diese eine Schublade, für die anderen ist später noch Zeit. So erreichen Sie innerhalb weniger Tage ein neu organisiertes Büro.
