So werden Projektziele besser erreicht

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anspruchsvollen Positionen. Solche Vorhaben auf Zeit sind mit einer besonderen Art des Arbeitens Projekte und Projektmanagement gehören heute selbstverständlich zur Anforderung bei vielen verbunden und können eine Vielzahl an Fallstricken und Tücken bieten.

Die Liste gescheiterter Projekte ist lang. Nicht nur Großvorhaben wie der berühmt-berüchtigte BER stehen für kein gutes Projektmanagement.

Als Projektleiterin oder -managerin lässt sich einiges dafür tun, dass es nicht so weit kommt. Mit dem richtigen Überblick sowie guter Planung und Steuerung kann fast jedes Projekt zum Erfolg geführt werden. Hier sind ein paar nützliche Tipps, woran beim Projektmanagement zu denken ist.

Projektziele und Projektplanung

Kein Projekt kommt ohne eine klare Zielsetzung aus. Nur wenn feststeht, was konkret erreicht werden soll, lässt sich ein Projekt daraufhin ausgerichtet planen und steuern. Eine Projektzielsetzung mag selbstverständlich erscheinen, in der Praxis sind die Ziele aber längst nicht immer so eindeutig definiert. Ziele müssen messbar und realistisch sein. Sie sollten auch nicht in Konkurrenz zueinander stehen. Oft ist es sinnvoll, Zielhierarchien mit Unter- und Zwischenzielen zu bilden. Die Projektplanung ist auf die Erreichung dieser Ziele hin zu entwickeln. Es ist u. a. festzulegen, wann und wie welche Zwischenziele – häufig Meilensteine genannt – zu erreichen sind, um zum großen Endziel zu gelangen. Bei komplexen Projekten kommen heute spezielle Planungs-Tools zum Einsatz.

Projektorganisation

Ein Projekt zu organisieren bedeutet, die für die Projektdurchführung zur Verfügung gestellten Ressourcen (Finanzen, Personal, Arbeits- und Betriebsmittel) so zu kombinieren und einzusetzen, dass die Ziele möglichst effizient erreicht werden. Fast jedes Projekt hat mit bestimmten Engpässen zu kämpfen. Oft sind es die Zeit oder das Geld, manchmal auch das Personal oder die Sachausstattung. Wenn keine Lösung mit „Bordmitteln“ möglich ist, können ggf. Lösungen von außen weiterhelfen. Über ebuero.de können zum Beispiel Büroräume oder Meetingräume auf Zeit angemietet werden, wenn der Platz zu knapp bemessen ist. Auch die Aufgaben des Projektsekretariats lassen sich auf diese Weise auslagern.

Projektreporting

Kein Projekt kann auf eine umfassende Dokumentation verzichten. Nur so ist nachvollziehbar, ob und in welcher Weise der Projektauftrag erfüllt wurde. Für das Projektcontrolling bildet das regelmäßige Reporting über die Projektfortschritte eine notwendige Grundlage. Am besten ist es, wenn frau als Projektleiterin bereits im Vorfeld festlegt, wie das Reporting aussehen sollte. Eine Standardisierung über entsprechende Formulare und Schemata verbessert den Überblick und die Vergleichbarkeit. Auch Vorgaben zu Reporting-Zeitpunkten und -Anlässen geben dem Projekt ein festes Korsett, das bei der Steuerung hilft.

Projektcontrolling

Im Projektcontrolling wird ermittelt, ob sich das Projekt noch in der Spur befindet und wo ggf. nachzusteuern ist. Die noch verbleibende Zeit bis zum Projektabschluss, der Fertigstellungsgrad bzw. die erreichten Meilensteine sowie die Ausschöpfung des verfügbaren Budget- und Zeitrahmens bilden wichtige Kennzahlen des Projektcontrollings. Dabei wird jeweils festgestellt, wie sich die ermittelten Ist-Daten zu den Soll-Vorgaben oder Plan-Werten des Projektes verhalten. Bei Negativ-Abweichungen besteht Handlungsbedarf. Heute gibt es für Projektcontrolling leistungfähige Software, die die Überwachung und Steuerung wirksam unterstützen kann.

Psychologie nicht vernachlässigen

Last but not least kommt es bei der Projektsteuerung auch auf psychologisches Geschick an. Im Projektteam müssen oft sehr unterschiedliche Person zusammenarbeiten, deren Motivationen und Interessen nicht deckungsgleich sind. Konflikt-Potentiale, die das Projekt stören können, sind damit praktisch automatisch gegeben. Hier ist die Projektleiterin gefordert, den richtigen „Team-Spirit“ zu fördern und mögliche Konflikte frühzeitig zu entschärfen. Frauen haben häufig für solche kritischen Konstellationen ein feineres Gespür als ihre männlichen Kollegen.