Das Hauptziel eines Projekts besteht darin, im Projektvertrag definierte Leistungen innerhalb des zugewiesenen Budgetrahmens in der vereinbarten Qualität zum vorgesehenen Zeitpunkt zu erbringen und das Projekt vom Auftraggeber abnehmen zu lassen. In der Realität sprengen allerdings viele Projekte die Rahmenvorgaben, andere werden nie vollendet. Wir haben uns die Gründe für das Scheitern von IT-Projekten angesehen.
Gründe für das Scheitern von IT-Projekten
Dass es bei der Durchführung von IT-Projekten Schwierigkeiten gibt, ist nichts Ungewöhnliches. So ist „Inpol“, die Polizei-Software des Bundeskriminalamts, zwar seit 2003 am Netz, allerdings drohte dem Projekt zwei Jahre zuvor das Aus. Die Software-Lösung ging schließlich mit reduziertem Funktionsumfang in Betrieb, wobei eine Kostensteigerung gegenüber dem Planaufwand in Höhe von 119 Millionen Euro in Kauf genommen wurde.
Hier 7 häufige Gründe, warum IT-Projekte scheitern:
– Mangelnde Projektunterstützung
Das Management sollte firmeninterne IT-Projekte mittragen und Projektfortschritten entsprechendes Augenmerk widmen. Um diesbezüglich optimale Rahmenbedingungen zu schaffen, ist die Geschäftsführung seitens der Projektleitung regelmäßig über den aktuellen Projektstand zu informieren, erzielte Fortschritte werden aufmerksamkeitswirksam präsentiert. Auch bei Kundenprojekten gilt es, Auftraggeber und Kapitalgeber über den Projektfortschritt in Kenntnis zu setzen und bereits im Vorfeld durch entsprechende Überzeugungsarbeit dafür zu sorgen, dass das Projekt angemessen priorisiert wird.
– Ungenügendes Projektbudget
Steigender Kostendruck sowie mangelndes Innovationsbewusstsein der Stakeholder kann dazu führen, dass für ein Projekt kein ausreichender budgetärer Rahmen abgesteckt wird. Dadurch kann im Vergleich zur Planung oft lediglich eine „abgespeckte“ Projektvariante mit reduziertem Funktionsumfang umgesetzt werden. Aufgrund permanenter Ressourcenknappheit ist es in dieser Situation schwierig, die Bezugsgrößen „Qualität“, „Zeit/Termin“ und „Kosten“ konstant im Rahmen der Planvorgaben zu halten. Es sollte daher stets ein Budget generiert werden, welches ausreichenden Spielraum für Unwägbarkeiten, deren Eintrittswahrscheinlichkeit sowie projektrelevantes Schädigungspotential durch ein Risikoprofil glaubhaft zu machen sind, vorsieht.
Insbesondere sind zu berücksichtigen:
– Wartungs- oder defektbedingte Stillstände von Maschinen, Anlagen oder IT-Systemen
– Krankheitsbedingter Ausfall von Projektmitarbeitern
– Änderung projektwirksamer Rahmenbedingungen
– Mangelhafte Planung, ehrgeizige Zielsetzungen
In der Planungsphase werden die Weichen für eine erfolgreiche Abwicklung des Vorhabens gestellt, Fehler in dieser Phase sind später überhaupt nicht oder nur mit großem Aufwand korrigierbar. Oberster Grundsatz ist dabei die Tatsache, dass neben dem Streben nach einer erfolgreichen Projektabnahme durch den Kunden auch die Einhaltung terminlicher & kostenmäßiger Vorgaben zu fokussieren ist. Was die projektorganisatorische Ausrichtung betrifft, so wird In der Planungsphase ein Projektkonzept erstellt, den Projektmitarbeitern werden Aufgaben und Ressourcen zugeordnet, Projektablauf & Projektprozesse werden definiert.
Überzogene Erwartungshaltungen sind ein häufiger Grund, warum IT-Projekte scheitern. Oft werden diese durch die Projektverantwortlichen geschürt, um den Zuschlag für das Projekt zu erhalten. In weiterer Folge werden Ressourcen zu knapp bemessen und Meilensteine verfehlt, das Projekt gerät in Verzug. Wirksames Gegensteuern ist bei fortgeschrittenen Planabweichungen jedoch schwierig und jedenfalls mit Kosten (z.B. Überstundenzahlungen) verbunden.
– Keine bedarfskonforme Technologieauswahl
Die sorgfältige Selektion anzuwendender Technologien repräsentiert einen wirksamen Schutz gegen das Projektscheitern. Das Erfolgsrezept für den Projekt-Manager liegt dabei weniger in protzigen Front-End-Tools, sondern in Methoden und Techniken, welche den Problemlösungsansatz des Projektes ganzheitlich unterstützen. Der Auswahl des Software-Partners kommt daher erhöhte Bedeutung zu. Neben einem rechtssicher abgefassten Software-Nutzungsvertrag ist vor allem das Einholen aussagekräftiger RFIs (engl. Request-for-Information – Informationsanfrage) vorteilhaft, um Anbieter und Angebote vergleichen und eine qualitätsgesicherte Entscheidung treffen zu können. Eine kostenfreie RFI-Vorlage, welche sich überwiegend für Nearshoring-Projekte (Outsourcing in Nachbarländer) eignet, können Sie hier downloaden: RFI-Informationsanfrage
Entsprechende RFI-Rücklaufquoten vorausgesetzt, erhalten Sie auf diese Weise qualifizierte Entscheidungsgrundlagen, falls beispielsweise Sparten Ihrer IT aus Kostengründen an einen Informationsdienstleister mit Sitz in Prag ausgelagert werden sollen.
– Lückenhafte Erfolgsmessung
Der Projekterfolg sowie die Einhaltung der Projektziele werden periodisch evaluiert. Dazu sind in der Planungsphase Key Performance Indicators (KPI) zu definieren und deren Einhaltung zu überwachen. Auch die Erreichung im Projektvertrag vorgesehener Meilensteine ist laufend zu prüfen, bei Abweichungen ist mit Maßnahmen des Risikomanagements sowie in der Planung definierter Strategien gegenzusteuern.
– Mangelhafte Kommunikation
Stetige Abstimmung zwischen Stakeholdern, Management und Projektteam ist für den Erfolg entscheidend. Dabei obliegt es dem Projektmanager, aktuelle Anforderungen und Entscheidungen zu kommunizieren sowie sicherzustellen, dass stets alle Projektmitglieder in das Geschehen eingebunden sind. Zeitgemäßes Kommunikationsmanagement wird dabei durch moderne Kommunikations-Technologien unterstützt, um den Kommunikations-Flow innerhalb des Projektteams sowie zu externen Stellen zu erleichtern.
– Unzureichende Testphase
Ein gewissenhaftes Testprozedere ist unerlässlich, um die vereinbarte Projektqualität sicherzustellen. Dabei ist der komplette Lebenszyklus des Projektgegenstandes einschließlich eventueller Sonderkonstellationen an Testmodellen zu erproben.
Softwareunterstütztes Projektmanagement – das Erfolgsrezept gegen Projektrisiken
Die Gründe, warum IT-Projekte scheitern, sind meist in einem fehlerhaften Projektmanagement zu suchen. Ausschließlich Projektcontrolling- bzw. -steering-Mechanismen, welche Planungsagenden wirksam unterstützen, Arbeitspakete strukturieren, Prozesse effizient lenken, Ressourcen bedarfsgerecht zuordnen, realistische Aufwandsschätzungen vornehmen und aussagekräftige Berichte und Statistiken bereitstellen. führen ein Projekt zum Erfolg.
Eine leistungsstarke Projektmanagement-Software unterstützt den Projekt-Manager bei Terminkoordination, Kostenkontrolle und -abrechnung sowie bei Aufgaben des Risikomanagements und beinhaltet Werkzeuge & Methoden für eine erfolgreiche Projekttechnik. Digitale Projektassistenten steuern dabei das Planungs-, Aufgaben- und Verwaltungsmanagement und ermöglichen ein dynamisches Berichtswesen.
